MICE -Incentive Travel Step By Step.

Organizzare un Incentive per un TTOO od un AAVV specializzata in questo tipo di segmento dell´Industria Turistica inserito nella branch ben nota come MICE comporta generalmente un intenso,tenace ed affascinante lavoro per chi opera nel settore.Sovente,moltissime ore e giorni (talvolta mesi) in uno studio profondo collegato a varie tematiche e fattori,socio/culturali,geografiche,climatico/ambientale,la destinazione,il periodo, la parte "Costi"altro elemento che indubbiamente poi,si rivela come parte fondamentale nello sviluppo del viaggio e legata al lancio del viaggio nel mercato in date precise e concrete.

 La buona riuscita di un Incentive di successo spesso é generata da Operatori esperti in questa branch o segmento turistico,ancor piú se il team od il responsabile delle operazioni ha effettuato un Educational,da prendere a mio avviso in seria considerazione assolutamente qualora si desideri realmente essere vincenti e chiaramente avere poi un eccellente reputation una volta individuato ed identificato il potenziale cliente.

L´Agente che proporrá il Viaggio Incentive,avrá maggior credibilitá dopo aver esplorato e toccato con mano la/le Destination/s,studio delle strutture ricettive (una visita a 7/8 hoteles come minimo potrebbe essere l´ideale o meglio suggerito),un controllo accurato di vettori,trasporti,situazioni climatiche ed ambientali,ricerca delle perfette conessioni nell´" How to get there",consigli su ció che il cliente potrá godere nel suo tempo libero (ristoranti,Bars,Venues,Musei etc) il che non guasta mai,sebbene,giá un Viaggio Incentive di per sé é un programma completo offrendo visite ed escursioni a carattere culturale,paesaggistico,naturale,includendo eventuali spettacoli,shows,pranzi o cene in ristoranti tipici etc.

Apportare documentazioni in forma di foto o video,(molto utilizzato in tempi odierni anche freecopy in CD della localitá prescelta é poi senza ombra di dubbio un "plus" un ottimo biglietto da visita per captare il cliente con una presentazione dettagliata ed ottimale del prodotto in offerta.

Numerosi,differenti e variegati,dal tipo,attivitá e durata,dal semplice weekend alla Destination Oltreoceano che comporta soggiorni di piú giorni sono i Viaggi Incentive.Un viaggio Incentive,alcuni anni orsono,veniva spesso e frequentemente disegnato come classico e cosidetto "Incentive Industriale" che rifletteva (e riflette ancor oggi) il fine e lo scopo di riunire Managers o Dipendenti di un Azienda o piú Aziende legate e vincolate fra loro per stesse o simili caratteristiche di attvitá e produzione,In origine ed ancor oggi questo tipo di Incentive era ed é un "Premio" dell´Azienda alla produttivitá,capacitá e talento professionale dell´impiegato o lavoratore.

Vi sono ormai da tempo altri tipi di Incentive"Tailor Made" costruiti e disegnati e poi proposti dall´Operatore una volta analizzato il feedback del potenziale cliente,senza ombra di dubbio,questo tipo di viaggio con dettagli attrattivi,accattivanti e d´indubbio interesse generaranno maggior soddisfazione da una parte e dall´altra,uscendo dagli usuali canoni standard.

Indipendentemente dal destino,un buon Incentive,comporta l´inserimento nel programma di servizi che motivino,soddisfino e sorprendano il viaggiatore.Vi sono Incentive di diverso genere e tema,dall´Incentive a sfondo Religioso,Culturale/Storico,Sportivo,Enogastromico,Avventura etc.L´inserimento di particolari servizi quali degustazione di prodotti tipici e DOC,escursioni ed attivitá "outdoors" come per esempio Golf,Equitazione,Sport Nautici ed altro che possa essere d´ interesse e stimolare il cliente,per esempio una competizione,gara o concorso fra i partecipanti,per animare i partecipanti (un esempio un sorteggio di un premio dopo una gara di Mountain Bike o una "Rowing Race") completano l´opera,molteplici possono essere le idee e le proposte. 

L´ottimale riuscita di un Incentive di rilievo e successo é il frutto di un oculata vasta gamma di scelte,a partire dell´adeguata "Destination",una meticolosa organizzazione dell´incentive includendo nel programma una giusta dose di attivitá e "freetime",con tempi studiati dettagliatamente.

Fondamentale é poi analiticamente vagliare e sondare "step by step" altri importanti aspetti,quali, hobbies,interessi,etá,sesso,professione,anche condizioni fisiche dei clienti,per avere una completa visione nello sviluppo del viaggio.L´Agente/Gli/Agenti che sviluperanno e creeranno l Incentive non dovranno essere solo l´esperto/i,il  o il/i Destination Manager/s ed assessore di viaggio,ma deve anche essere una sorta di psicologo,scoprendo a volte di tutto e di piú. Non importa quanti meetings si terranno con i potenziali clienti,importa avere un full feedback,per assicurarsi l´evento,il viaggio,lavorare poi "Extra Time" non guasta,poco importa nel business se si dedicano alcune ore fuori dai normali e canonici orari di lavoro,il cliente apprezza questo.

 Il capitolo "Costi"previamente menzionato, é d´altro canto un altro aspetto primario nello sviluppo del viaggio Incentive,lo studio dei costi che sia la "Destination"nazionale od intenazionale,deve essere attentamente curato,un viaggio Incentive é offerto e lanciato in "Low Season" (periodo in cui si effettuano questi tipi di viaggi) un oculata politica e gestione del Mark Up,,prezzi accessibili,competitivi,una valida offerta qualitá/prezzo,conquista,non deve essere una corsa con il "competitor".l´affascinante vittoria per chi ama questa professione deve essere a mio modo di vedere,credere incessantemente nrlla filosofia ben conosciuta con il ben noto termine anglosassone " I Can do it",un programma completo,maggior organizzazione e creativitá,un programma deve conquistare,l´Educational effettuato,indubbiamente sará come si dice in gergo un "asso nella manica" dell´Operatore che godrá indubbi vantaggi al momento dell´offerta e soprattutto nel momento della presentazione in meetings F2F con il cliente.

Creativitá,spesso e volentieri un altra prerogativa ed un dettaglio che puó essere il "Cavallo di battaglia"del TTOO o AAVV.Frequentemente l´usuario opta nel rivolgersi o 2/3 o piú organizzatori,se trova il programma "very standard (spesso accade ed é accaduto innumerevoli volte che il programma di TTOO concorrenti era molto simile o quasi identico),offrire qualcosa di ricercato e diverso paga.L´ottima commercializzazione e conseguente vendita di un Incentive é spesso l´offrire un prodotto "trendy",diverso per destination,non ripetitivo,programmi nuovi ed accattivanti (nel caso si editi un catalogo,brochure in programmazione di anno in anno).

Il saper sincronizzar le operazioni e gestire il team durante le fasi é un altro punto saliente nell´esecuzione e nella buona riuscita dell´Incentive,scrupolositá e dedizione al booking,revisione dei servizi,se serve poi negoziare costantemente con i providers dei servizi alcuni dettaglli durante le operazioni (il lavoro commerciale nelle operazioni nel "durante",sovente si trasforma nella chiave del successo),ben venga...Da aggiungere inoltre poi una impeccabile presentazione,completa disponibilitá,trasmettere al cliente che é non in buone ma bensi in piú che ottime mani.  

  

Di primaria e fondamentale importanza poi é l´"After Sales",un Viaggio Incentive, "tutti felici e contenti" non é un "arrivederci a non so quando",meetings,disponibilitá ad ascoltare,prendere attentamente nota dei dettagli di chi ha effettuato e goduto il viaggio,domandare,voler sapere,sono le basi poi per lanciare il prossimo,"The Next Incentive" e perché no,assicurarsi un cliente per anni o chissá per sempre.

 

La motivazione in un Viaggio Incentive é un altro aspetto di notevole importanza.Un buon TTOO o Agenzia di Viaggi,organizza,disegna,sviluppa,pianifica e propone un viaggio,orientato a motivare il cliente,otttime strategie di marketing e ricerca nel proprio hinterland di potenziali clienti (aziende,imprese,associazioni,etc) e motivarli proponendo loro programmi Incentive.

Crearsi obbiettivi determinati,essere un "Goal Oriented",cercare con tenacia la fidelizzazzione del cliente,un incremento delle vendite,il "passa parola" genera poi automaticamente nuovi clienti che sono a loro volta motivati nell´ essere nuovi clienti ascoltando l´amico soddisfatto dei servizi ricevuti.Il Viaggio Uncentive inoltre,motiva in molti casi i partecipanti nel creare nuovi circoli di amicizie in altri casi di business.

A risultati positivi acquisiti,l´organizzazione che ha creato l´Incentive é a sua volta motivata psicologicamente a creare ancor piú migliori relazioni ed entusiasmo all´interno del team,maggior unitá,collaborazione,coesione all´interno dell´ambiente lavorativo,genera una conseguente motivazione nel promuovere ed incrementare maggiormente le vendite,creare nuovi attrattivi prodotti,identificarsi come vincenti nel segmento MICE e consolidarsi ulteriormente.

In sintesi,ore,giorni,mesi (una programmazione Incentive inizia una stagione,semestre,o piú previamente alla partenza) con professionalitá,dedizione,creativitá,ottime doti commerciali ed efficienti strategie di marketing e programmazione,una buona dose di entusiasmo,tenacia,ottimismo e duro lavoro sono indubbiamente ingredienti per creare un mercato Incentive di rilievo che potrá generare molteplici soddisfazioni personali e soprattutto professionali.

Francesco Mari